Con la crescente necessità di monitoraggio delle performance e l’integrazione delle informazioni tra le diverse aree, il ruolo del CFO diventa complementare nell’ambito Security.
Attraverso l’attivazione di modelli di business legati alla trasformazione digitale, l’automatizzazione dei processi e l’estrazione di Big Data, il CFO ha la possibilità di disporre di strumenti per il monitoraggio in tempo reale dei Budget e dei flussi di spesa, imprevisti o straordinari, rafforzando il suo apporto ai processi decisionali e alla strategia d’impresa.
Per questo, Digitronica.IT ha rilasciato “SSM – Security Service Management” un’innovativa piattaforma per la gestione in tempo reale dei Servizi di Vigilanza, focalizzata sull’intero ciclo di vita dei processi con la relativa budgettizzazione e valorizzazione economica che permette una stretta collaborazione tra Security Manager e CFO.
Le caratteristiche della soluzione SSM:
SSM – Security Service Management, ottimizzando i work flow, i processi autorizzativi e automatizzando la procedura dei servizi di vigilanza, consente di:
- definire i servizi di sicurezza/vigilanza da gestire e i relativi contratti con i fornitori;
- gestire il budget annuale per area territoriale e tipologia di servizi;
- assegnare un valore economico al budget disponibile (per anno/tipo di servizio);
- avere un maggior controllo sui servizi erogati, in particolar modo per i servizi non pianificati;
- inserire le richieste per i fornitori (Istituti di Vigilanza) che dovranno occuparsi del servizio;
- gestire la presa in carico del servizio da parte dei fornitori;
- gestire la fase di rendicontazione dei servizi;
- generare una reportistica degli interventi/attività svolte.
La soluzione, dovendo gestire processi e comunicazioni con i fornitori, è suddivisa in un modulo intranet, riservato ai dipendenti, e un modulo internet, riservato ai fornitori di servizi esterni.
Il sistema viene curato dagli amministratori, CFO e Security Manager, i quali gestiscono le anagrafiche dei fornitori, i servizi da loro svolti e si occupano della parte di configurazione come, per esempio, la definizione del budget, la configurazione dei servizi, la gestione degli utenti e delle festività (avendo la possibilità di differenziarle in fisse e variabili).
I dipendenti con ruolo di referenti/responsabili, si occupano del ciclo operativo delle richieste. È possibile attivare la funzionalità di sostituzione o di deroga di un referente/responsabile per un determinato periodo rendendo la procedura agile e funzionale.
Infine, i fornitori di servizi si occupano della presa in carico delle richieste, inserite dagli operatori di sicurezza aziendali, e della loro rendicontazione.
SSM – Security Service Management permette anche la gestione delle Business Units, le quali sono legate sia agli utenti che alle richieste di servizi, con la possibilità di associazione, per ogni Business Unit, degli elementi di territorio di riferimento (regioni, provincie, comuni, siti). Le Business Units possono condividere tra di loro elementi di territorio comuni (es. comune) ed è l’operatore a stabilire, in base alla specifica richiesta, la Business Unit di riferimento al fine di avere un riferimento preciso sulla competenza territoriale.
Il sistema permette anche la consultazione dei rendiconti “in corso” o “aperti”, ossia quelli che devono ancora essere rendicontati dai fornitori e dei “rendiconti storici”, cioè già autorizzati al pagamento. In questa sezione è riportato anche il numero dei servizi per il mese selezionato, comprensivo del dettaglio dei costi. È anche possibile visualizzare il tipo di servizio, le eccezioni inserite dai fornitori e gli eventuali allegati.
Come sempre per le piattaforme Digitronica.IT è prevista la possibilità di sviluppare interfacce “ad hoc” con altri applicativi gestionali e caratterizzare la procedura con richieste utili ai singoli Clienti, non limitandosi ai soli Servizi di Vigilanza.
