Quando sei fortemente soddisfatto di un servizio o di un prodotto ti viene spontaneo condividerlo o consigliarlo alle persone a cui tieni. Quindi non siamo rimasti molto sorpresi quando un cliente – operante nel settore di trasporti urbani – ci ha chiesto se la nostra Gestione Visitatori – che utilizza quotidianamente – potesse essere la base per una gestione degli accessi agli uffici amministrativi e tecnici per i suoi utenti finali.
A chi non è capitato di recarsi in un ufficio per gestire una pratica, tranquillo – avendo un appuntamento confermato – e si è invece trovato in un girone infernale, costretto a rifare la coda per l’accettazione con il dubbio, spesso legittimo, che il proprio appuntamento fosse in realtà un elemento puramente indicativo, magari bypassato dell’ordine di arrivo allo sportello? Allo stesso modo, chi lavora in questi uffici spesso viene travolto da continue interruzioni di chi arriva, chiede informazioni e con la scusa di un chiarimento cerca di saltare la fila.
Il nostro cliente voleva assolutamente evitare situazioni del genere e desiderava anche potenziare la sicurezza dei propri Colleghi e dei Clienti Visitatori anche negli orari in cui gli uffici tendono a svuotarsi.
La realizzazione della soluzione per l’accesso pianificato di clienti/utenti di digitronica.it e i benefici
Nella fase di analisi condivisa, il workflow principale che abbiamo individuato è quello di una visita organizzata e pianificata direttamente da un dipendente che poi invia un invito al cliente. Il secondo workflow evidenziato è quello di un cliente che – senza appuntamento – si presenti in sede per richiedere di accedere ad un ufficio.
Nel primo caso, il dipendente accede all’applicativo web e crea una “Prenotazione Visita” indicando data, ora, ufficio di destinazione e la reception abilitata all’accettazione. Il sistema invia automaticamente due e-mail al visitatore: una con il “Codice di Invito” contenente le informazioni dell’appuntamento ed una seconda con il “QR Code di Accesso” non ancora abilitato. Il Cliente Visitatore, nel giorno e nell’orario indicato, si presenta nella hall di ingresso e si reca al Totem di accettazione. Inserendo il Codice di Invito completa la fase di check-in, genera automaticamente una mail di notifica del suo arrivo al dipendente che ha organizzato l’incontro e attiva il QR Code in suo possesso. Finita questa fase il QR Code è valido per transitare attraverso i varchi di accesso.
Nel secondo caso, è il Cliente Visitatore che richiede un accesso agli uffici e, presentandosi al Totem, inizierà una procedura di “Self-check-in” indicando i propri dati indentificativi e l’ufficio presso il quale desidera recarsi. Il Totem crea una “Pre-Visita” e stampa un QR Code (al momento non attivo). I dipendenti dell’ufficio indicato vengono avvisati via e-mail della richiesta di accesso e, tramite l’applicativo web, trasformano la “Pre-Visita” in appuntamento attivando contemporaneamente il QR Code di Accesso. Il dipendente si reca all’ingresso ed accoglie il Cliente Visitatore che accede utilizzando il QR Code attivo.
Partendo da questa base le possibilità di evoluzione ed integrazione sono illimitate; per tratteggiarne solo alcune:
- L’inserimento nel processo di SMS o Tabelloni Luminosi potrebbe rendere più efficiente l’accesso nel caso di situazioni di grande afflusso.
- L’implementazione di un “Calendario Ufficio/Dipendente” permetterebbe al Cliente Visitatore di organizzare un appuntamento futuro durante le fasi di Self-check-in.
- L’inserimento nel processo di Moduli Informativi, Prese Visioni o di Video inerenti alla Safety supporterebbero i percorsi di Best Compliance.
- Andando oltre, verso una Best User Experience, l’appuntamento potrebbe generare una prenotazione di un posto auto nel sito aziendale riservato al Cliente visitatore.
Una valida e robusta soluzione ad uso interno che diventa un’occasione per migliorare le relazioni con i propri Clienti ed i workflow operativi: così è fin troppo facile avere voglia di condividere e consigliare.
