Quando si parla della crescita di un’azienda, il pensiero si concentra sempre sugli stessi punti: l’aumento del fatturato e degli utili, il consolidamento dei rapporti con clienti e fornitori e l’importanza della comunicazione. Sebbene questi aspetti siano fondamentali, spesso si dimentica che l’azienda possiede anche asset, informazioni e beni cruciali per la crescita stessa e proteggerli deve essere una priorità per continuare a innovare e svilupparsi.
La sicurezza va perseguita sotto ogni punto di vista, ne è un esempio il processo di gestione dei visitatori in azienda. Il flusso di persone in entrata e in uscita solleva questioni delicate, soprattutto quando diventa intenso e diversificato. Sapere esattamente chi è presente e per quanto tempo offre vantaggi considerevoli, ma per garantire una verifica ottimale non si possono creare code e attese infinte. Per rispondere a questa esigenza, Digitronica. IT ha sviluppato una soluzione estremamente smart e adattabile alle necessità delle singole aziende: l’applicazione modulare PhotoGuest, software che consente una gestione intuitiva dei visitatori, eliminando i rallentamenti nelle procedure.
Il processo di gestione virtuale dei visitatori
Una piattaforma web based, flessibile e user friendly, realizzata per l’informatizzazione centralizzata, l’automazione e lo snellimento dei flussi dei visitatori nelle sedi aziendali: questo è PhotoGuest, che, attraverso i suoi tre moduli di accreditamento visitatori, prenotazione visite e virtual reception, permette di gestire in tempo reale tutte le fasi dell’esperienza di un ospite in azienda, dall’invito fino al congedo.
La realizzazione e i benefici della soluzione per la gestione dei visitatori
Nella pratica, l’applicativo concepito da Digitronica.IT permette al personale abilitato di creare e gestire le prenotazioni delle visite programmate direttamente nel sistema, mentre i visitatori possono registrarsi autonomamente una volta arrivati in azienda. Utilizzando tablet o totem posti alla reception, l’ospite può inserire i propri dati personali e il codice invito ricevuto via mail dal referente che ha creato la visita. Inoltre, il visitatore può visionare eventuali contenuti multimediali, questionari, moduli informativi proposti come ad esempio privacy, safety e confidenzialità. Una volta completato il check-in, l’ospite può incontrare il suo referente e, al termine dell’incontro, viene registrato nel sistema come “congedato”.
Un esempio di funzionamento semplice, immediato e automatizzato, che permette di tenere traccia costante della visita e che ogni azienda può adattare alle proprie esigenze. Ma, a prescindere da come si decida di declinarlo nello specifico, i benefici di questo sistema sono comunque evidenti e valorizzano l’immagine aziendale.
I benefici assicurati dal software di Digitronica.IT
Ecco i vantaggi garantiti dall’applicativo PhotoGuest:
- Sicurezza a un livello superiore. Conoscere, in ogni istante, gli spostamenti dei visitatori e le tempistiche dell’incontro aumenta la sicurezza e agevola la gestione delle emergenze: identità e posizione dei presenti in azienda sono visibili in real time attraverso il software;
- Ottimizzazione dei tempi. Programmazione calendarizzata delle visite, eliminazione delle code e possibilità di agire anche sulle sedi non presidiate fisicamente: accedere nell’azienda non è solo più sicuro, ma anche più rapido;
- Risparmio. Grazie alla modalità in self check-in e l’automatizzazione dei processi si ottiene un abbattimento dei costi;
- Gestione oculata delle informative. Il software, conservandole nel suo database, gestisce scadenze, rinnovi e aggiornamenti delle varie informative, tutelando l’azienda nel rapporto con i suoi visitatori;
- Versatilità. L’applicativo è personalizzabile secondo le proprie esigenze, anche per tutte le aziende che necessitano di ampliare il concetto di gestione visitatori a un controllo smart degli ingressi e delle uscite dei trasporti.
