Digitronica.IT ha sviluppato PhotoGuest, soluzione modulare che si adatta alle esigenze di sicurezza delle organizzazioni moderne
Oggi più che mai, per un’azienda strutturata che opera nel campo dell’innovazione, diventa centrale il ruolo del Back End Development Manager. Questo ha il compito di supervisionare e gestire lo sviluppo del back-end di siti, applicazioni web e componenti software. Lavora a stretto contatto con un team di sviluppatori, garantendo che i progetti vengano svolti in modo efficiente, efficace e in linea con gli obiettivi aziendali. Una figura che all’interno di Digitronica.IT viene portata avanti da Francesca Cicheri.
Parte della compagnia veronese, che sviluppa e fornisce soluzioni di sicurezza, sin dalla nascita nel 2004, Francesca Cicheri è responsabile per l’area funzionale di prodotti di punta, tra cui il visitor e reception management. Coordina un team di sviluppo specializzato, composto da esperti con diverse competenze focalizzate sul back end. È interessante, parlando proprio di sicurezza fisica, capire in che modo Digitronica.IT ha lavorato per aiutare a difendere i perimetri aziendali dei suoi clienti, ne è un esempio la piattaforma PhotoGuest per la smart reception.
“Nata dalla necessità di risolvere i problemi dei nostri clienti in merito all’accreditamento di registrazione dei visitatori in azienda, la piattaforma si è evoluta nel corso del tempo con l’aggiunta della gestione della fase di prenotazione e di accreditamento in modalità self check in” ci spiega la Back End Development Manager di Digitronica.IT. “La sfida è stata quella di creare un unico prodotto per gestire i diversi flussi operativi adottati da ogni organizzazione”. Nell’accezione di Digitronica.IT, il sistema è completamente web based, con un’interfaccia user friendly e lavora in real time. “L’obiettivo è snellire tutta la fase di gestione dei visitatori, dai flussi di prenotazione, registrazione, accoglienza e accesso a sedi aziendali fino al congedo, integrando nativamente i vari servizi legati all’identity management, controllo accessi e produzione credenziali. Come tutti i nostri prodotti, anche questo è totalmente conforme alla normativa sulla sicurezza delle informazioni”, certificazione ISO 27001 ottenuta dalla software company nel 2021.
I tre moduli
La piattaforma di Smart Reception è composta da tre moduli: Accreditamento Visitatori, Prenotazione Visite, Virtual Reception. Il primo riguarda il processo di accreditamento e di check-in del visitatore effettuato dagli operatori di reception. Maggior parte della configurabilità del flusso di gestione della visita è legata alla reception di registrazione e alle sue destinazioni interne, a cui fanno capo tutte le configurazioni, credenziali emesse, abilitazioni, modalità di accreditamento e moduli informativi. “Un punto di forza di questo sistema, oltre al fatto di essere modulare e configurabile – prosegue Cicheri – è la possibilità di attivare le funzionalità di Prenotazione Visite e Virtual Reception”.
Passando proprio alla Prenotazione Visite, il modulo si occupa del processo di gestione delle prenotazioni dei visitatori in maniera autonoma da parte dei dipendenti o del personale abilitato a ricevere visite.
“Il referente, ovvero la persona interna all’azienda che organizza la visita, effettua la prenotazione inserendo, tramite modulo applicativo web, i dati necessari. In seguito, l’ospite riceve dal sistema una notifica con tutti i dettagli, nonché un codice invito che gli permetterà l’accreditamento presso il totem o il tablet nella sede dell’appuntamento”. Un vantaggio concreto del sistema è lo snellimento delle procedure di accreditamento svolte da operatori di reception ed è funzionale al self check-in nel caso di virtual reception. “Una novità introdotta di recente in questo modulo è la possibilità di segregare ai referenti la visione delle anagrafiche dei visitatori sulla base delle precedenti visite registrate con lo stesso referente”.
“Per quanto riguarda il modulo di Virtual Reception, è il visitatore stesso che, tramite a un’interfaccia estremamente intuitiva, procede al self check-in a seguito di una prenotazione precedentemente inserita. Proprio grazie alla funzionalità sopra descritta è possibile incrementare il perimetro di servizio, estendendolo anche a tutti quei siti non fisicamente presidiati”.
Inoltre, gli apparati multimediali possono essere utilizzati per permettere al visitatore, privo di prenotazione, di compilare i propri dati, facilitando e snellendo il censimento del nominativo da parte dell’operatore di reception nella registrazione della visita.
Con la predisposizione di postazioni di accreditamento su tablet o totem all’ingresso in azienda, i visitatori possono ad esempio, visionare, accettare e sottoscrivere normative di privacy, contenuti di safety e compilare questionari. “Ogni interazione con questi moduli informativi genera automaticamente dei file Pdf di trascrizione di ciò che è stato visionato, accettato, firmato, inviabili da parte del sistema direttamente all’indirizzo e-mail dell’ospite. I documenti vengono inoltre archiviati nel sistema e l’azienda può decidere la validità delle prese visioni, oltre alla loro personalizzazione. Questo si traduce in un ulteriore vantaggio dal momento che a un visitatore frequente potrà essere richiesta la visione dei moduli solo alla scadenza della presa visione e non a ogni registrazione effettuata”. Ai moduli informativi, totalmente configurabili a seconda delle esigenze aziendali, sono legate anche le abilitazioni di accesso controllato e vengono gestite in modo differenziato in base all’area interna in cui l’ospite è diretto.
L’adattabilità del software
L’idea alla base del software di Digitronica.IT è quella di un prodotto che deve adattarsi ai processi già in essere in un’azienda. “Safety e security sono implementati in maniera e in misura diverse, a seconda delle singole necessità. La vera sfida consiste nell’affrontare differenti modelli di gestione del processo di accreditamento e abilitazione, ottimizzandoli e rendendoli interoperabili. La soluzione di Smart Reception proposta si adatta al contesto di ogni singola organizzazione, senza snaturare il prodotto, ma facendolo evolvere”. Alla base vi è una tecnologia avanzata, con un’architettura a tre livelli: database, application e presentation. Questo permette di avere una maggiore scalabilità del sistema e rispondere sempre in maniera adeguata alle linee guida di cybersecurity a cui le grandi organizzazioni sono sempre più attente.
Con PhotoGuest l’azienda dispone di uno strumento che consente di gestire in modo organico il primo contatto con un soggetto occasionale o non conosciuto. Questo permette un incremento delle misure di sicurezza e offre la possibilità di informare e formare ogni ospite, che percepisce così l’organizzazione come estremamente strutturata e automatizzata.
A cura di Antonino Caffo – Data Manager Online
